Stundensatz kalkulieren: So berechnest du deinen Preis

Wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst oder als Freiberufler startest, stehst du unweigerlich vor der Frage nach dem eigenen Preis. Ein häufiger Fehler ist es, den Betrag, den man am Ende auf dem Konto haben möchte, direkt als Stundensatz an den Kunden weiterzugeben. Ein tragfähiger Preis umfasst jedoch deutlich mehr Faktoren, damit du dich mit deiner Arbeit nicht selbst ausbeutest.

Was ist das?

Ein Stundensatz ist der Betrag, den du deinen Kunden für eine Stunde deiner geleisteten Arbeit in Rechnung stellst. Im Nebenverdienst musst du strikt zwischen dem Brutto-Angebotspreis und deinem tatsächlichen Netto-Verdienst trennen. Der Betrag, der auf der Rechnung steht, gehört dir nicht in voller Höhe. Davon gehen Steuern ab, insbesondere die Einkommensteuer, sobald dein Gesamteinkommen aus Hauptberuf und Nebenjob den jährlichen Grundfreibetrag übersteigt. Falls du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, kommt auch noch die abzuführende Umsatzsteuer hinzu. Zudem fließen in deinen Brutto-Stundensatz sämtliche Kosten ein, die dir für die Ausübung deiner Tätigkeit entstehen. Das bedeutet, dass der kalkulierte Stundensatz immer eine Mischrechnung aus deinem gewünschten Lohn, deinen Ausgaben und den steuerlichen Abgaben darstellt.

Wie funktioniert es?

Eine realistische Kalkulation basiert auf der Unterscheidung zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden. Nicht jede Zeit, die du in deinen Nebenverdienst steckst, bezahlt der Kunde. Du investierst Arbeitszeit in die Akquise neuer Aufträge, schreibst Rechnungen, machst die Buchhaltung oder hast schlichtweg Leerlauf zwischen zwei Projekten. Erfahrungsgemäß lassen sich oft nur 50 bis 70 Prozent der aufgewendeten Zeit direkt abrechnen.

Darüber hinaus musst du alle laufenden und einmaligen Kosten umlegen. Dazu gehören Fahrtkosten und die oft unbezahlte Anfahrtszeit zum Kunden, Material, spezielle Software-Abos, Werkzeuge oder notwendige Versicherungen. All diese Posten müssen durch die bezahlten Projektstunden wieder hereingeholt werden. Um einen sinnvollen Angebotspreis zu ermitteln, beginnst du bei deinem Wunsch-Netto-Verdienst pro Stunde. Auf diesen Grundbetrag rechnest du anteilig deine Betriebsausgaben, einen Puffer für unbezahlte Verwaltungsarbeit sowie die voraussichtliche Einkommensteuerbelastung obendrauf. So entsteht ein Aufschlagsfaktor, der deinen endgültigen Preis definiert. Als absolutes Minimum gilt: Dein resultierender Netto-Gewinn pro Arbeitsstunde darf niemals unter dem gesetzlichen Mindestlohn für abhängig Beschäftigte liegen, der im Jahr 2026 bei über 12 Euro liegt.

In der Praxis

Nehmen wir an, du möchtest als freiberuflicher Grafikdesigner im Nebenverdienst starten und peilst einen Netto-Verdienst von 20 Euro für jede Stunde an, die du für den Nebenjob aufwendest. Du planst insgesamt mit 40 Stunden Arbeitszeit im Monat.

Aufgrund von Buchhaltung, Weiterbildung und Akquise kannst du davon jedoch nur 25 Stunden direkt an Kunden berechnen. Die restlichen 15 Stunden sind unbezahlte Zeit. Das bedeutet, dein Wunsch-Netto von insgesamt 800 Euro (40 Stunden × 20 Euro) muss in nur 25 verrechenbaren Stunden verdient werden. Das erhöht deinen Basis-Bedarf pro verrechenbarer Stunde bereits auf 32 Euro.

Nun addierst du deine monatlichen Kosten: 50 Euro für Software, 30 Euro für Fahrtkosten zu Terminen und 20 Euro für Material. Diese 100 Euro Gesamtkosten verteilst du auf die 25 abrechenbaren Stunden, was einen Aufschlag von 4 Euro pro Stunde ausmacht. Du stehst nun bei 36 Euro.

Da du deinen Grundfreibetrag durch deinen Hauptberuf bereits ausschöpfst, musst du den Gewinn deines Nebenverdienstes voll mit deinem persönlichen Steuersatz versteuern. Rechnest du mit 30 Prozent Steuern und Abgaben, musst du deinen bisherigen Betrag entsprechend anheben. Um nach 30 Prozent Abzug auf 36 Euro zu kommen, musst du rund 51,40 Euro verlangen (51,40 Euro minus 30 Prozent sind etwa 36 Euro).

In diesem Szenario liegt dein Brutto-Angebotspreis also bei 51,40 Euro pro Stunde. Der Aufschlagsfaktor von deinem anfänglichen Wunsch-Netto (20 Euro) zum tatsächlichen Brutto-Angebotspreis (51,40 Euro) beträgt in diesem Fall mehr als 2,5. Eine typische Stolperfalle für Einsteiger ist es, diesen Faktor zu unterschätzen und Leistungen zu billig anzubieten, sodass am Ende nach Abzug aller Kosten und Steuern nur ein minimaler Gewinn übrig bleibt.

Fazit

Die ehrliche Berechnung deines Stundensatzes ist das Fundament für einen wirtschaftlich sinnvollen Nebenjob. Wenn du betriebliche Kosten, zu erwartende Steuern sowie unbezahlte Tätigkeiten wie Buchhaltung in deine Kalkulation einbeziehst, schützt du dich vor finanziellen Enttäuschungen und unangenehmen Steuernachzahlungen. Nimm dir einen Zettel oder eine Tabellenkalkulation und spiele deine eigene Beispielrechnung mit deinem persönlichen Wunscheinkommen und deinen realen Ausgaben durch, bevor du dein erstes Angebot an einen Kunden verschickst.